Tekst en taalgebruik

Introductie

De overheid moet duidelijk communiceren. Dat betekent: rekening houden met je lezer, een persoonlijke benadering kiezen en ervoor zorgen dat de taal begrijpelijk is. Zorg er daarom voor dat begrijpelijke taal in een vroeg stadium van de productontwikkeling gewaarborgd is.

Publieke organisaties hebben contact met veel verschillende mensen. Hoe zorg je voor duidelijke taal? Hoe maak je jouw communicatieboodschap inclusief en dus begrijpelijk voor iedereen?

Taal in het NL Design System bestaat uit meerdere niveaus. Op een hoog niveau geven we tips en sturing over duidelijk taalgebruik in het algemeen, op component-niveau bieden we daarnaast uitleg over best practices over ‘applicatieve tekst’.

Content soorten

Informerende tekst

Lopende artikel tekst, tabellen tekst.

Service-content

Bv. help bestanden, veelgestelde vragen, contactgegevens.

‘Applicatieve’ tekst

Bv. knoptekst, formulierlabels, feedbacktekst, contextuele helptekst.

Voor wie schrijven we

Taal en toegankelijkheid gaan hand in hand. Als de tekst over een product niet of moeilijk begrepen wordt, dan is het product niet toegankelijk. Duidelijke taal zorgt er voor dat iedereen begrijpt wat je met je tekst wilt overbrengen.

Veel mensen hebben baat bij duidelijke taal:

Mensen die laaggeletterd zijn

Mensen die laaggeletterd zijn hebben moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Verwar dit niet met de term analfabeten. Ze kunnen wel lezen en schrijven, maar beheersen niet het eindniveau vmbo of niveau mbo-2/3.

Mensen die Nederlands niet als moedertaal hebben

Het kunnen mensen zijn die doof zijn en waarbij gebarentaal hun moedertaal is. Nederlandse Gebarentaal (NGT) heeft een andere grammatica en vocabulaire. Het zijn ook mensen met een migratieachtergrond en die een andere moedertaal hebben dan het Nederlands.

Mensen met autisme

Mensen met autisme hebben moeite met begrijpend lezen. Zij vatten woorden letterlijk op.

Mensen die dyslectisch zijn

Mensen die dyslectisch zijn hebben behoefte aan begrijpelijke taal, goede opmaak zoals koppen, voldoende wit tussen de regels, opsommingen.

Hoger opgeleiden hebben ook baat bij begrijpelijke taal. Zij lezen ook liever een tekst in B1 geschreven. Maar denk ook aan aan mensen die zorgen en stress hebben en zaken moeten regelen bij de overheid.

Genderinclusiviteit

0.6 á 0.7% van de Nederlandse bevolking is transgender. Daarnaast identificeert 3.9% van de bevolking zich niet of niet eenduidig met het geboortegeslacht.

In formulieren wordt vaak gevraagd naar het geslacht. Meestal is de keuze hierbij beperkt tot man of vrouw. Het vragen naar het geslacht dient echter te worden vermeden. Mocht dit toch nodig blijken, biedt dan een neutrale optie aan. Op advies van belanghebbenden, zoals het transgendernetwerk TNN, wordt hiervoor ‘Niet relevant’ als text label gebruikt en daarmee de mogelijkheid gegeven neutraal te antwoorden op de sekse-uitvraag.

De keuze voor ‘man/vrouw/niet relevant/geen keuze’ heeft invloed op de aanhef en communicatie naar de gebruiker toe.

Wanneer je een groep mensen aan wilt spreken, gebruik dan datgene wat ze allemaal gemeen hebben, bijvoorbeeld:

Geachte aanwezigen
Beste lezers
Beste mensen
Beste inwoners

Je hoeft een groep mensen niet per se als groep aan te spreken, maar ook hier kan je hen aanspreken door te gebruiken wat ze allemaal gemeen hebben, bijvoorbeeld:

Geachte aanwezige
Beste lezer
Beste inwoner

Wanneer je wel over voor- en achternaam beschikt en mensen individueel aan kan spreken gebruik dan bijvoorbeeld:

Beste Sam de Jong
Geachte W.G. Jansen

Wanneer je iemands voornaam weet, dan kan je deze gebruiken in plaats van ‘mevrouw’ of ‘meneer’.

Zie het Genderdoeboek (pdf) van Transgender netwerk Nederland en de pagina over het terugdringen van onnodige vragen naar sekse voor meer informatie.

Do

Schrijf korte, actieve zinnen met dagelijks taalgebruik
Gebruik alternatieven om tekst te ondersteunen zoals afbeeldingen, video en spraak
Tracht meerkeuze antwoorden in formulieren te gebruiken
Zorg voor rustige webpagina’s
Geef waar nodig positieve feedback, uitleg en hulp

Don’t

Vermijd jargon
Vermijd afkortingen
Vermijd kinderachtig taalgebruik
Vermijd abstracte figuren
Vermijd metaforen
Vermijd sarcasme en ironie
Vermijd open tekstvelden en voorkom dat een gebruiker veel moet typen in formulieren
Vermijd afleiding zoals banners of drukke achtergronden
Voorkom tijdsdruk

Screen readers

Alternatieve tekst voor afbeeldingen

Afbeeldingen kun je toegankelijk maken door ze te voorzien van een tekstueel alternatief. Alternatieve of ‘alt-’tekst wordt gebruikt om te beschrijven wat op een informatieve afbeelding weergegeven wordt. Dit wordt alleen voor afbeeldingen gebruikt die daadwerkelijk informatie toevoegen en niet voor decoratieve afbeeldingen. Deze tekst wordt tevens weergegeven in gevallen dat afbeeldingen niet laden en geïndexeerd door zoekmachines.

Naast een beschrijving over wat er op de afbeelding staat is het belangrijk in de alt-tekst je bedoeling met de afbeelding over te brengen, afhankelijk van de context.

Vragen om jezelf te stellen bij het maken van een alternatieve tekst:

Waarom staat de afbeelding hier?
Wat is het doel van de afbeelding?
Welke informatie wil ik met de afbeelding overbrengen?
Als ik geen afbeelding kon gebruiken, hoe zou ik deze informatie dan overbrengen?

Voorbeeld zonsondergang met drone

Diep oranje zonsondergang met het silhouet van een drone.

Diep oranje zonsondergang met het silhouet van een drone.
De camera is ingesteld om de zonsondergang correct te belichten, waardoor de drone op de voorgrond een silhouet wordt.

Richtlijnen voor leesbaarheid

Duidelijke, klare taal

Maak teksten duidelijk en begrijpelijk.

Eenvoudig geschreven tekst:

is makkelijk te scannen en te begrijpen
laat zich makkelijker vertalen (door bv. Google Translate of andere automatische vertaal-programmatuur)
helpt gebruikers die Nederlands niet als basistaal hebben geleerd
draagt bij aan een goede SEO score
helpt gebruikers die afhankelijk zijn van screenreaders
zorgt dat laaggeletterden tekst beter kunnen consumeren

Do’s

Verkies makkelijke korte boven formele lange woorden.
Gebruik korte, eenvoudige zinnen. Probeer niet meer dan 15 woorden per zin te gebruiken, langere zinnen kunnen eventueel opgebroken worden in meerdere zinnen.
Maak gebruik van opsommingstekens waar dat mogelijk is.
Maak specialistische inhoud tevens begrijpelijk voor niet-experts. Dien je toch specialistische termen te gebruiken, tracht deze dan zo goed mogelijk uit te leggen d.m.v. van een definitie of link naar verdieping.
Test teksten in context met gebruikers.

Don’ts

Vermijd complexe zinsbouw.
Vermijd vakjargon en ‘buzzwords’.
Vermijd het gebruik van metaforen.
Vermijd het gebruik van Latijnse tekst.

Woorden om te vermijden, en hun alternatieven

Taalregels en grammatica

Aanhalingstekens

Altijd enkele aanhalingstekens gebruiken, ook al is het een uitspraak van een persoon.

Aanspreekvorm

Spreek de bezoeker aan met ‘je’, ‘jij’ of ‘u’.

Afkortingen

Vermijd afkortingen zoveel mogelijk.
Schrijf afkortingen van bijvoorbeeld bedrijven of wetten de eerste keer voluit en vermeld tussen haakjes de afkorting.

Algemene afkortingen

Gebruik geen afkortingen van gewone woorden als ‘bijvoorbeeld’, ‘onder andere’, ‘namelijk’ en 'et cetera'.
Uitgangspunt is dat we namen van bedrijven voluit schrijven. Uitzonderingen zijn algemeen bekende en ingesleten letterwoorden: KLM, KPN, NS.
Schrijf afkortingen in hoofdletters zonder punten of spaties: VPRO, IOP, ICT, IT, tenzij de officiële afkorting anders is.
Ingeburgerde afkortingen schrijf je met kleine letters aan elkaar: btw, mkb, pc, tv, sms, hbo, cv, hiv, aids, cao, bnp, bbp.
Afleidingen van afkortingen krijgen een apostrof: mkb'er, tv’tje, sms’je.
Maakt de afkorting deel uit van een samenstelling, dan volgt na de afkorting een liggend streepje: tv-toestel, mkb-ondernemer. Samenstellingen zijn woorden die zijn opgebouwd uit twee of meer woorden die ook zelfstandig kunnen voorkomen.
Gebruik bestaande afkortingen van belastingen, wetten en regelingen. Afgekorte titels krijgen een kleine letter (met punt): drs., lic., mr., prof. en dr., maar BA, MA, PhD, MBA.
Voor internationaal erkende symbolen in handel, techniek en wetenschap gelden de internationaal vastgelegde conventies: kg, mm, kW, kWh, MW, MWh, GW, GWh, CO2, Hz, H2O, brt, °C en km2

Ampersand

Voorkom het gebruik van een ampersand (&). Deze leggen visuele nadruk op de minst belangrijke informatie in een zin. Gebruik daarvoor in de plaats het woord ‘en’.

Benadrukken

Ga spaarzaam om met het benadrukken van woorden in de tekst:

Gebruik vet om enkele belangrijke woorden te benadrukken. Denk aan een waarschuwing.
Gebruik cursief om een enkel woord te benadrukken. Bij cursief verandert de toon waarop iets gezegd wordt of het woord heeft een speciale betekenis zodat de hele zin anders wordt. Spraaksoftware leest dit woord of woorden dan ook anders voor.
Onderstrepen mag je niet gebruiken omdat dit op een link lijkt.
Wees zuinig met uitroeptekens en gebruik er nooit meer dan één.

Data en tijdsaanduidingen

Wees zo actueel mogelijk en noem concrete data en jaartallen. Noem de datum inclusief het jaartal, eventueel inclusief de dag van de week. Gebruik geen tijdsaanduidingen zoals gisteren, binnenkort, dit najaar of jongstleden (jl.). Gisteren is onduidelijk in een webtekst zonder datum. Binnenkort is vaag. Zeg bijvoorbeeld ‘het najaar van 2012’.

Bij data

Jaartallen voluit (2007).
Maanden voluit (mei).
Dagen in cijfers, zonder voorloopnul: 1 mei 2007.

Bij tijdsaanduiding

Gebruik bij de weergave van tijdstippen de 24-uursindeling, waarbij uren en minuten door een punt gescheiden worden.
Uren in cijfers, tot 10 uur geen voorloopnullen.
Vermeld tijden zonder 00.
Minuten in cijfers.

Voorbeeld: Bereikbaar van 9 tot 16.30 uur.

Drieledige samenstellingen

Drieledige samenstellingen worden doorgaans aaneengeschreven.

Voorbeeld: langetermijnplanning

Geldbedragen

Als je het cijfer in letters uitschrijft, dan schrijf je euro achter het bedrag ook uit. Voorbeeld: tien euro.
Gebruik je cijfers, gebruik dan ook het euroteken (€). Tussen het euroteken en het bedrag een spatie. Voorbeeld: € 10,- en € 10,75.
In tabellen het euroteken gebruiken (€).
Duizendtallen met een punt. Voorbeeld: € 1.300

Gebruik voor getallen in webteksten cijfers. Geldbedragen worden dus altijd met cijfers en eurotekens geschreven. Cijfers zijn makkelijker te scannen dan getallen die uit letters bestaan.

Getallen

Gebruik voor getallen in webteksten cijfers. Dus ‘8 weken’ in plaats van ‘acht weken’. Gebruik ook cijfers in het begin van een zin. ’12 jaar later ging hij …’

Cijfers zijn makkelijker te scannen dan getallen die uit letters bestaan.

Getallen in exacte en zakelijke mededelingen in cijfers. Voorbeelden: op 4 oktober, maximumsnelheid 100 km, tijd: 14.00 uur, 33% (echter: als je ‘procent’ uitschrijft, dan ook het cijfer uitschrijven), hoofdstuk 4.
Rangtelwoorden met de of ste – afhankelijk van de uitspraak – (ook overal e is correct). Voorbeelden: 7de, 7e, 38ste, 38e.
Getallen in breuken – alleen onder de twintig - in woorden en altijd los. Voorbeelden: een kwart, een achtste, vier en een half, half elf, tweeënhalf, drie kwart miljoen.
Geldbedragen in woorden aaneenschrijven. Na duizend volgt een spatie. Miljoen en miljard zijn aparte woorden. Bij geldbedragen van vier of meer cijfers een punt gebruiken om duizendtallen aan te geven. Voorbeelden: 430.000 of € 430.000.
Als in één zin of in één alinea meerdere getallen staan, die afwisselend in letters en in cijfers moeten worden uitgeschreven, kies je ervoor om alle getallen in cijfers te vermelden. Voorbeeld: De 79 reacties leiden tot 3 verschillende bijeenkomsten. (3 is dus niet drie).

Hoofdlettergebruik

Begin iedere koptekst en (paragraaf) zin met een hoofdletter.

Gebruik hoofdletters voor landen, persoonsnamen, merk- en productnamen.

Vermijd het zetten van hele woorden in hoofdletters (all-caps). De leesbaarheid wordt hiermee verminderd doordat woorden een uniforme rechthoekige vorm krijgen. Lezers kunnen woorden hierdoor niet aan hun vorm herkennen of onderscheiden. Bovendien kan het als schreeuwerig ervaren worden.

Internet en e-mail

Gebruik bij het vermelden van internet- en e-mailadressen in een tekst kleine letters. Voorbeeld: info@pgb.nl.
Gebruik geen toevoeging ‘‘http://‘ of ‘https://’

Koppeltekens

Vermijd het gebruik van koppeltekens.

Voorbeeld: Aanmelden en afmelden (niet aan- en afmelden)

Namen van wetten

Bij namen van wetten, wetsvoorstellen volgen we de spelling en afkorting van de overheid (bij wetten wordt de citeertitel genoemd in de slotbepalingen).
Bij afgekorte namen van besluiten of overheidsplannen volgen we ook de officiële schrijfwijze van de overheid.

Opsommingen

Gebruik bij een opsomming opsommingstekens. De onderdelen van de opsomming hebben soms:

een hoofdletter en een punt;
kleine letters en wel of niet een puntkomma.

Als de opsomming uit delen van zinnen bestaat, begint elke deel met een kleine letter en eindigt met puntkomma. Het laatste deel van de opsomming krijgt een punt. Als de opsomming uit hele zinnen bestaat, begint elk deel met een hoofdletter en eindigt de opsomming met een punt of vraagteken.

Voorbeelden

Op school heb ik geleerd:

boom
roos
vuur

Op school heb ik geleerd dat:

de boom groot is;
de roos doorns heeft;
het vuur warm is.

Op school heb ik het volgende geleerd:

De boom is groot.
De roos heeft doorns.
Het vuur is warm.

Percentages

Schrijf ‘procent’ voluit, behalve in tabellen.

Rekeningnummers

Noteer IBAN-nummers met spaties om de kans op verschrijvingen bij het overnemen ervan te verkleinen.

NL99 [BANK] 0123 4567 89

Dus:

landcode en controlegetal (dat getal verschilt per rekeningnummer)
banklettercode
tiencijferig rekeningnummer in 4-4-2-combinatie

Telefoon- en faxnummers

Bij telefoonnummers schrijf je eerst het kengetal (drie of vier cijfers) aan elkaar. Daarna spatieer je de andere cijfers per twee van achteraf. Nationale telefoonnummers, mobiele nummers en 0900-nummers voorzie je van een koppelstreepje.

Bij een kengetal van drie cijfers: 045 - 220 21 21

Bij een kengetal van vier cijfers: 0165 - 32 06 08

Bij mobiele nummers: 06 - 52 70 28 92

Bij 0900 nummers: 0900 - 0001 (€ 0,10/minuut)

Tekst onderlijning

Vermijd het onderlijnen van tekst. Reserveer tekst onderlijning voor links.

Content ontwerp

Webteksten beginnen met de essentie van de boodschap, de ‘conclusie’, met hierna de uitleg en achtergronden, de omgekeerde piramide. Bovenin staat de belangrijkste boodschap, onderin de minst belangrijke informatie. Het is essentieel dat de lezer aan de titel en het begin van de inleiding kan zien waarover de pagina gaat. Zorg voor call-to-actions zoals een link naar een download, contactinformatie of een andere website met meer informatie. Eindtekst kan verwijzing naar andere pagina of document zijn.

Paginatitel (SEO)

Dit is de titel die je in Google ziet. Paginatitel moet uniek en kort en krachtig zijn.

Is het onderwerp van de pagina, aangevuld met domeinnaam of organisatienaam
Maximaal 70 tekens inclusief spaties

Titel van de pagina: H1

Dit is de titel die je ziet op de pagina zelf

Gebruik de woorden van je doelgroep
Wees helder en informatief
Titel geeft samenvatting van de pagina
Gebruik een feit, vraag of call-to-action
Gebruik geen beeldspraak of uitdrukkingen
Paginatitel moet het focus keyword bevatten (SEO)
Maximaal 70 tekens inclusief spaties (SEO)

Koppen boven alinea’s

Werk met tussenkoppen: zorg dat informatie herkenbaar is geordend.

Kop maakt duidelijk waar de alinea over gaat
Kop is eenduidig, concreet en kort (een paar woorden)
Kies een stijl: vragen, feiten of werkwoorden. Houd dezelfde stijl aan
Gebruik woorden van je doelgroep
Gebruik geen beeldspraak of uitdrukkingen
Gebruik de markeringen in je CMS (Kop 2, kop 3 of H2, H3 en geen vet, cursief of onderstreept.
Sla geen niveaus over (dus van H2 naar H4 of beginnen met H3)
Koppen maken samen de inhoudsopgave
Koppen maken de tekst voorspelbaar: je weet wat je gaat lezen
Naast de paginatitel moet minimaal 1 kop het focus keyword bevatten (SEO)

Alinea’s

1e alinea bevat de belangrijkste informatie van de pagina.
Zet belangrijkste informatie aan begin van de alinea.
Maak korte, heldere alinea's. Alinea’s bestaan uit 2 tot 10 zinnen.
Gebruik witruimte tussen alinea's (geen shift+enter, maar enter)
Het aantal woorden per zin: maximaal 15, liever minder.
Schrijf afwisselend enkelvoudige zinnen (zonder komma’s, maximaal 15 woorden) en meervoudige zinnen (dus korte en iets langere zinnen).
Focus keyword moet een aantal keer voorkomen in de tekst: zo’n 2%. Bij een tekst van 300 woorden is dit 3 tot 6 keer. Het focus keyword moet in ieder geval in de intro voorkomen (SEO).
Gebruik signaalwoorden om paragrafen ‘aan elkaar te knopen’. Pas op dat de gebruikte woorden niet te ambtelijk zijn.

Gebruik opsommingen

Een tekst wordt beter scanbaar door opsommingen te gebruiken.

Opsommingen maak je met de editor van het CMS
Meegekopieerde opsommingen vanuit Word verwijderen
Niet zelf witregels tussen opsommingen zetten
Niet zelf nummers typen of streepjes toevoegen

Links en linkteksten

Bied alleen relevante links aan
Maak niet te korte (1 kort woord) of te lange links (bijvoorbeeld over 2 regels)
Maak geen links in de intro van het bericht of pagina
Gebruik relevante inhoudswoorden en laat zien waarnaar ze verwijzen.
- Niet: klik hier
- Gebruik de url van de externe website als link. (Meer informatie vind je op www.rijksoverheid.nl)
- Vermeld bij een pdf achter de link dat het om een pdf-bestand gaat en hoeveel kB of MB deze is, afgerond op hele getallen. Bijvoorbeeld: Download de routebeschrijving (pdf, 50 kB)
Bij een link naar een e-mailadres moet het e-mailadres zichtbaar zijn als link: info@rijksoverheid.nl
Verwijs niet naar vormen, kleuren of plekken op desktopweergave. Bijvoorbeeld ‘In de rechterkolom vind je een overzicht van relevante documenten’. In de mobiele weergave heb je bijvoorbeeld geen rechterkolom.
Links openen in hetzelfde venster/tabblad. Dit geldt ook voor links naar externe websites.

Tekst uitlijning

Verkies links uitgelijnde tekst boven gecentreerde en uitgevulde (justified) tekst.

Links uitgelijnde tekst is het comfortabelst om te lezen.

Referenties

Algemene referenties omtrent taal en content in design systems.